長い待ち時間によるクレームをなくしたい

当会では約6,400名の会員及び一般の方を対象に決算申告業務全般を行っております。これまで手書き台帳での約1,000件弱の予約を実施しておりました。

例年、来局順に決算申告指導を行ってまいりましたが、長時間の待ち時間・指導員の不平等な指導時間が毎年大きな問題となっておりました。 待ち時間に関しては、2月中旬からは3～4時間、3月に至っては6時間以上の待ち時間の日が多く、会員の方からのクレームが絶えない状況でした。

また、指導時間についても指導員によって大きな差があり、均一なサービスの提供とは言えない状況にあり、いずれも大きな改革が必要となっておりました。

当会では会員の方の利便性を重視し、会員の方が自由に希望日を選択できる独自の制度での予約制を実施することに決定いたしました。

全ての予約を一元管理できるシステム

業務内容の特殊性及び指名予約の対応等で複雑なシステムが必要となることが予想されました。また今回初めて、全ての予約を一元管理できるような予約システムの導入を検討しました。

導入については慎重に選択したく、御社を含め約20社に当会が希望するシステムの概要一覧をお送り致しました。 数日間をかけ各社のデモサイトを検討すると共に質疑応答を繰り返し、10社、5社と絞っていきました。検討の結果、カスタマイズの柔軟性、そして何より当会の目線に立った親身な対応が決め手となり全面的に開発を依頼させて頂くことに致しました。

また、急遽決定した新規事業でしたので、予算も計上しておらず決断が必要でした。

レシートプリンターとの連携も行いました

指名制度や複雑な指導メニューなど、導入当初は会員を案内する職員の間にも不安がありました。しかし、指導メニューごとの予約状況、指導員ごとの予約残数等がすぐわかるシステムを構築頂いた結果、次第に職員も予約システムを使いこなし、初めて採用した受付アルバイト全員が電話を片手に、また複数の会員の方を前に混乱することなく使いこなしております。

会員様お一人お一人に指導内容、指導時間等を記載した受講票を配布できるようにと予約システムとレシートプリンターとの連携も行いました。 指導がいつ始まるかわからないといった不安が解消され、 安心して指導開始をお待ち頂くことが出来るようになりました。

指導時間も、設定した時間内で均一に提供することが出来るようになり、 他の会員と比較して不平等だという声も聞かれなくなりました。

会員の方々からは、多くの驚きと感謝の声を頂いております。

手厚いサポートは価格以上の価値がある

初めて予約システムを導入した為、当初何から手をつければよいのかわからない状況でした。何度も打ち合わせを重ね、壁にぶつかる度に非常に根気よく何度も何度もご対応頂き目指すべき道筋を示して頂いた結果、今考えるべき方向性を見いだせました。

当初はカスタマイズの柔軟性が依頼のポイントとなっておりましたが、現在は非常に高い開発技術と手厚いサポート体制に支えられる毎日に、御社を選んで間違いなかったと確信致しております。この場を借りて深く感謝申し上げます。

初めて導入した全面予約制は御社の予約システムなくして実施できなかったことと思います。何より、日々抱える問題に細やかにご対応頂く手厚いサポートは価格以上の価値がありました。

今後は勤怠管理との連動などの実現に向け始動してゆきたいと思っております。